העולם העסקי של היום דורש שקיפות ויעילות יותר מאי פעם. האם יצא לך להתמודד עם מצבים בהם מסמכים נעלמים? חשבוניות לא מוצאות את דרכן למערכת? הצעות מחיר נעלמות? ומה עם תהליכי אישור רכש או החזר הוצאות שמתעכבים? בדיוק כאן נכנסים לתמונה התהליכים הדיגיטליים.
ניהול תהליכים דיגיטליים הוא הכלי שמאפשר לארגונים להתגבר על כאבי הראש הבירוקרטיים ולהתמקד במה שחשוב באמת – עבודה פרודוקטיבית. התהליכים האלה לא רק מפשטים את הדרך שבה בקשות מטופלות ומאושרות, אלא גם מייצרים שקיפות מלאה לכל אורך הדרך, הן לעובדים והן למנהלים.
מה היתרונות של ניהול תהליכים דיגיטליים בארגון?
שקיפות ובקרה מלאה: כל בקשה, בין אם זה החזר הוצאות חניה או אישור רכש, מתועדת במערכת דיגיטלית. כל עובד ומנהל יכולים לראות בדיוק איפה הבקשה שלהם עומדת, מי צריך לאשר אותה, ומהו הסטטוס הנוכחי שלה.
תיעוד מלא וארכיון דיגיטלי: לא צריך לדאוג יותר ממסמכים שנעלמים או מחשבוניות שנשכחו במגירה. כל התהליכים מתועדים בצורה מסודרת ונגישה, מה שמפשט את הניהול השוטף ואת מציאת המידע בעת הצורך.
תזכורות אוטומטיות: לא צריך לדאוג לשכוח לאשר בקשות או להזכיר למנהלים. תהליכים דיגיטליים מאפשרים לשלוח תזכורות אוטומטיות למי שצריך לאשר, ובכך לשמור על התקדמות התהליך.
ניהול צווארי בקבוק: אחד מהיתרונות הגדולים של ניהול דיגיטלי הוא היכולת לזהות איפה התהליכים נתקעים. על ידי מעקב אחרי השלבים, ניתן לשקף למנהלים איפה יש צווארי בקבוק ולשפר את זמני התגובה ואת העמידה ב-SLA (זמני שירות).
שיפור ה-ROI של הארגון: תהליכים דיגיטליים משפרים את הפרודוקטיביות של העובדים. כשהם פחות מתעסקים בבירוקרטיה ובניירת, הם יכולים להתמקד בעבודה האמיתית שלהם. עבור המנהלים, מדובר בכלי נהדר למדידת ה-ROI של כל תהליך ובקשה בארגון.
תהליכים דיגיטליים עם Quick Wins:
כדי להתחיל לשפר את הביצועים של הארגון, מומלץ להתחיל עם תהליכים פשוטים ומהירים שמניבים את ה-ROI הגבוה ביותר. בעולם ניהול התהליכים זה נקרא Quick Win, ואנחנו בנולדג'סטרים מתמחים ביצירת פתרונות כאלה. לאחר הטמעת התהליכים הפשוטים, ניתן להמשיך לתהליכים מורכבים יותר, ולהפוך את הארגון כולו ליותר דיגיטלי, יעיל ומשתף פעולה.
דוגמאות לטפסים דיגיטליים:
טופס בקשת רכש
טופס דיווח אירוע בטיחות
טופס הזמנת אוכל
טופס החזר הוצאות
טופס ניהול פס ייצור
טופס שינוי פרטי עובד
טופס שינוי חשבון בנק
טופס בקשה להרשמה
כשכל תהליך הופך דיגיטלי, זה לא רק חוסך זמן ומשאבים – זה מאפשר לעובדים להרגיש שהם נראים ושיש מי שדואג להם. המנהלים מצדם, יכולים לראות בדיוק איך התהליכים מתקדמים בזמן אמת ולוודא שדברים מתבצעים בצורה היעילה ביותר.
בואו לגלות איך תהליכים דיגיטליים יכולים לקחת את הארגון שלכם קדימה. נולדג'סטרים כאן כדי להפוך את התהליכים שלכם לחלקים, שקופים ויעילים יותר.