אחד האתגרים המרכזיים בעבודה בארגונים גדולים הוא ניהול המסמכים והמידע. פעמים רבות, כל עובד מנהל את המסמכים שלו בתיקייה אישית או בתיקיית שיתוף לפי איך שהוא רואה לנכון. הבעיה מתחילה כאשר עובדים מתחלפים, ואז המידע לא נגיש או לא ברור איך הוא מאורגן. זה מוביל לכפילויות במידע, חוסרים במידע קריטי, ובלבול גדול. דוגמה נפוצה היא הסכם עם חברה X שלא נמצא, דבר שעלול לגרום לטעויות יקרות.
תארו לעצמכם מצב בו עובד עוזב, והעובד המחליף שלו לא מצליח להבין איך להתמצא במסמכים. הוא צריך להמציא את כל המידע מחדש, דבר שלוקח זמן ומאמצים רבים. נוסף לכך, גם בתוך צוותים קיימים, קורה שהעובדים אינם יודעים מה המסמך האחרון שנערך. הדבר הזה גורם לתקלות רבות: טעויות תשלום, איחורים בתגובות משפטיות ואפילו אובדן זמן יקר בחיפוש מידע.
הפתרון: מנוע חיפוש מתקדם
מנוע חיפוש מתקדם בארגון, כמו זה שניתן להטמיע במערכת SharePoint Online, מאפשר לעובדים ולמנהלים למצוא את המידע הרלוונטי במהירות ובקלות, תוך שימוש במסננים מתקדמים שמזכירים את מנוע החיפוש של גוגל. כך, במקום לבזבז זמן יקר בחיפוש ידני בתיקיות, ניתן בלחיצת כפתור למצוא מסמכים לפי סוג, תאריך יצירה, מי ערך אחרון את המסמך, מחלקה יוצרת ועוד.
איך זה עובד?
יש שתי גישות להטמעת מנוע חיפוש מתקדם:
הסבה של המידע הקיים: אם לארגון כבר יש מידע שנשמר במערכות קיימות, יש צורך לבצע הסבה בשיתוף פעולה עם העובדים. התהליך כולל סיווג וקטלוג המסמכים בהתאם לארגון המידע במנוע החיפוש, על מנת להבטיח שכל מידע שהוזן בעבר יהיה זמין וברור לעובדים ולמנהלים.
התחלה מאפס: אם הארגון מתחיל את ניהול המידע שלו מחדש, ניתן מיד לעבור לחלק השני, הכולל יצירת טופס להעלאת מסמכים. בדרך כלל, הטפסים הללו כוללים בין 2-3 שדות למילוי, כאשר חלק מהמידע יכול להתמלא אוטומטית (כגון שם העובד, תאריך יצירה וכדומה). בצורה זו, הארגון מוודא שכל מסמך חדש יוכנס למערכת בצורה מסודרת ומקוטלגת, דבר שמקל על ההתמצאות העתידית.
דוגמאות לשימוש במנוע חיפוש מתקדם:
חיפוש במסמכי מחלקות
חיפוש במסמכי פרוייקטים
חיפוש מסמכי רכש
חיפוש מסמכי מיסים
חיפוש בקבלות
חיפוש סרטונים
חיבור לבינה מלאכותית
כיום, ניתן לעבור את שלב הזנת הנתונים הידנית באמצעות בינה מלאכותית. כל מסמך שמועלה למערכת, יכול להיבדק ולהיות מסווג בצורה אוטומטית על פי סוגו ותוכנו, ובכך להבטיח שמירה אחידה של מידע באופן יעיל וחכם.